Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Applikation Idana (Mobile- App und Desktop-App)

Stand: 18.11.2017

Vertragspartner

Vertragspartner sind die Tomes GmbH, Engesserstr. 4a, 79108 Freiburg i. Br. und der Kunde, der Unternehmer im Sinne von §14 BGB ist.

Vertragsgegenstand

Diese Vertragsbedingungen gelten für die Nutzung der Software Idana der Tomes GmbH gemäß der aktuellen Produktbeschreibung als Software-as-a-Service („SaaS“). Die Software wird vom Anbieter zum Download bereitgestellt und nutzt von der Tomes GmbH als SaaS bereitgestellte Server- und Systemkomponenten.

Dem Kunden wird ermöglicht, die auf den Servern des Anbieters bzw. eines vom Anbieter beauftragten Dienstleisters gespeicherte und ablaufende Software über eine Internetverbindung während der Laufzeit dieses Vertrags für eigene Zwecke zu nutzen und seine Daten mit ihrer Hilfe zu speichern und zu verarbeiten.

Zustandekommen des Vertrages

Der Vertrag kommt mit der Nutzung der Software Idana zustande.

Nutzungsvoraussetzungen

Zur Nutzung von Idana muss der Kunde folgende Aktivitäten durchführen:

Die Applikation für Ärzte und Mitarbeiter (“Desktop-App”, welche über die Homepage www.idana.one beziehbar ist, auf einem PC mit Windows 7 oder neuer oder auf einem Mac mit Mac OS X 10.9 oder neuer herunterladen und installieren.

Die Applikation für Patienten (“Mobile App” auf einem Android-Tablet mit Version 5.0 oder neuer über den Google Play Store beziehen und installieren. Alternativ kann die App auch von Patienten auf ihren persönlichen Geräten installiert werden. Geräte, bei denen das Betriebssystem verändert wurde (Rooting), werden nicht unterstützt.

Einen Benutzeraccount in der Desktop-App registrieren und sich damit in der Desktop-App einloggen. Die Authentifizierung erfolgt hierbei über eine Benutzerkennung (E-Mail) und ein Passwort (“Login-Passwort”) über den Dienstleister Auth0 Inc. Das Passwort kann jederzeit vom Kunden geändert werden, indem die “Passwort vergessen”-Funktion benutzt wird.

Den Registrierungsprozess durchführen, der beim ersten Login in die Desktop-App begonnen wird. In diesem werden die Kundendaten erfasst und ein Schlüsselpaar bestehend aus einem privaten und öffentlichen Schlüssel Desktop-App generiert. Der private Schlüssel wird mit einem vom Kunden festgelegten Passwort (“Entschlüsselungspasswort”) verschlüsselt.

Leistungen der Tomes GmbH

Idana ermöglicht dem Kunden die schriftliche Kommunikation mit Patienten und die Dokumentation der Anamnese, d.h. der Symptome, Krankheitsgeschichte und relevanter Hintergrundinformationen.

Die Tomes GmbH stellt dem Kunden die Softwarelösung Idana zum Herunterladen über eine Internetverbindung zur Verfügung. Diese besteht aus der Desktop-App für Ärzte und Mitarbeiter sowie aus einer Mobilen App für Android.

Die Tomes GmbH betreibt die für den Betrieb von Idana notwendigen Server- und Systemkomponenten und stellt diese dem Kunden als SaaS für die Dauer des Vertrags bereit. Die Komponenten werden in einem technisch und organisatorisch abgesicherten, hochperformanten und nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum betrieben.

Die Kommunikation der vom Kunden installierten Software und der von der Tomes GmbH bereitgestellten Server erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen via HTTPS. Alle Daten werden im Rechenzentrum verschlüsselt gespeichert.

Patientendaten werden vor der Übertragung in der Mobile App mit dem öffentlichen Schlüssel des Nutzers verschlüsselt und können vom Nutzer in der Desktop-App mit dem privaten Schlüssel des Nutzers entschlüsselt werden. Dieser wird im verschlüsselten Zustand auf den Servern der Tomes GmbH gespeichert, von der Desktop-App nach dem Login abgerufen und lokal mit dem Entschlüsselungspasswort verfügbar gemacht. Weder die Tomes GmbH noch der Betreiber des Rechenzentrums können Patientendaten einsehen.

Die Tomes GmbH führt keine Auftragsdatenverarbeitung für den Kunden durch, alle Patientendaten werden gemäß dem vom Kunden durchgeführten Aktionen lokal in den bereitgestellten Apps verarbeitet.

Zweckbestimmung

Die von Idana bereitgestellten Informationen dürfen nicht als Ersatz für ärztlichen Rat und ärztliche Therapie interpretiert oder genutzt werden. Mit der Anwendung ist nicht beabsichtigt, medizinische Diagnosen und/oder Behandlungen zu ersetzen oder hierfür eine Basis darzustellen. Die Anwendung ist ihrer Zweckbestimmung nach kein Medizinprodukt. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Folgen, die sich daraus ergeben, dass der Nutzer oder Dritte die eingegebenen oder generierten Daten und Informationen verwenden.

Nutzungsrechte

Die Tomes GmbH räumt dem Kunden das nicht ausschließliche, nicht übertragbare, zeitlich begrenzte Recht ein, die Software Idana auf einem oder mehreren Endgeräten zu nutzen. Die Software darf weder abgeändert – außer im notwendigen Umfang im Rahmen einer Fehlerberichtigung oder der bestimmungsgemäßen Benutzung –, noch zurückentwickelt, weiterentwickelt oder übersetzt werden. Die teilweise Vervielfältigung des schriftlichen Materials für interne Zwecke ist gestattet, soweit dies zur bestimmungsgemäßen Benutzung der Software erforderlich ist.

Pflichten des Kunden

Der Kunde ist dazu verpflichtet, bei der Bestellung der Lizenz wahre Angaben über die Umstände der Nutzung zu machen, insbesondere über die Art der Einrichtung (z.B. Einzel- oder Gemeinschaftspraxis oder Klinikabteilung) und die Anzahl der in der Einrichtung arbeitenden Ärzte.

Der Kunde ist dazu verpflichtet, seine Benutzerkennung, sein Login-Passwort, das Entschlüsselungspasswort und den privaten Schlüssel nicht an Dritte weiterzugeben, um den Zugriff auf sensible Daten durch Unbefugte zu verhindern.

Der Kunde ist verpflichtet, die Geltendmachung angeblicher Rechte durch Dritte sowie Mängel oder Schäden an Idana unverzüglich anzuzeigen.


 

Softwareupdates

Die Tomes GmbH bietet in unregelmäßigen Abständen Aktualisierungen der Software an. Der Kunde wird bei bestehender Internetverbindung automatisch über das Vorliegen einer Aktualisierung der Desktop-App informiert. Die Mobile App wird über den Google Play Store aktualisiert, welcher für automatische Aktualisierungen vom Kunden entsprechend konfiguriert werden muss.

Der Download der Softwareaktualisierung ist zwingende Voraussetzung für die Sicherstellung, dass der Kunde die aktuellste Fassung der Software nutzen und von den neuesten Funktionalitäten Gebrauch machen kann. Die Tomes GmbH weist darauf hin, dass die Funktionalität nicht oder nur eingeschränkt nutzbar ist, wenn die Installation der Aktualisierung unterbleibt. Die Tomes GmbH ist in diesem Fall von jeder Haftung freigestellt, sofern sie nachweist, dass der Mangel bei Installation der jeweils aktuellsten Softwareversion nicht aufgetreten wäre.

Nutzung durch Dritte / Vertragswidrige Nutzung der Software

Der Kunde darf die Software Idana über den Rahmen dieses Vertrages hinaus Anderen weder veräußern noch zeitlich begrenzt überlassen, insbesondere nicht vermieten oder verleihen.

Zahlungsbedingungen

Die Rechnungsstellung erfolgt abhängig von der erworbenen Lizenz im monatlichen bzw. jährlichen Intervall, beginnend mit dem Tage des Erwerbs einer kostenpflichtigen Nutzungslizenz. Bei einer Abrechnung per Erhebung werden die Gebühren am Monatsende in Rechnung gestellt.

Jede Rechnung wird per E-Mail an die registrierte Adresse des Kunden versandt und ist innerhalb von vierzehn Tagen nach Erhalt per Banküberweisung oder per alternativen, in der Rechnung aufgeführten Zahlungsmethoden zu begleichen.

Alternativ kann der Kunde ein wiederkehrendes SEPA-Lastschriftmandat erteilen. Der Betrag wird 14 Tage nach Datum der Rechnungsstellung eingezogen.

Kündigung

Der Vertrag kann bei Erwerb eines Abonnements vierzehn Tage im Voraus zum Ende der Laufzeit gekündigt werden. Diese beträgt bei dem monatlichen Abonnement einen Monat und verlängert sich mit Ablauf automatisch um einen Monat. Beim jährlichen Abonnement beträgt sie ein Jahr und verlängert sich mit Ablauf automatisch um ein Jahr.

Bei einer Abrechnung per Erhebung kann der Vertrag jederzeit gekündigt werden. Der ausstehende Betrag wird dann sofort in Rechnung gestellt und die Erfassung neuer Erhebungen deaktiviert.

Im Falle einer Kündigung können bereits erhobene Daten für weitere sechs Monate mit der Desktop-App von Idana betrachtet werden. Nach sechs Monaten werden alle Daten des Kunden, einschließlich gespeicherter Patientendaten, gelöscht. Der Kunde erhält die Möglichkeit, die Patientendaten zu exportieren, um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu erfüllen.

Kostenlose Testversion

Jeder Kunde ist berechtigt, einmal die kostenlose Testversion zu aktivieren, welche vollen Zugriff auf die Funktionen von Idana gemäß der Leistungsbeschreibung für 14 Tage bietet. Nach Ablauf der Testversion erhält der Kunde die Möglichkeit, die Lizenz zu den gerade verfügbaren Preismodellen kostenpflichtig zu verlängern.

Betaversionen

Die Tomes GmbH gewährt keinerlei Garantien oder Support für Programmversionen, die als Beta gekennzeichnet sind. Dies ist z.B. am Dateinamen der Installation oder der Kennzeichnung im App Store zu erkennen. Diese Programmversionen dienen Test- und Entwicklungszwecken und sind nicht für den Produktivbetrieb ausgelegt. Aus diesem Grund ist auch ein Datenverlust oder eine Inkompatibilität zu anderen Programmversionen möglich. Jeder Beta-Tester sollte darauf achten, empfangene Berichte direkt zu exportieren.

Änderungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), Leistungsbeschreibungen und Preise

Diese AGB können geändert werden, soweit hierdurch wesentliche Regelungen des Vertragsverhältnisses nicht berührt werden und dies zur Anpassung an Entwicklungen erforderlich ist, welche bei Vertragsschluss nicht vorhersehbar waren und deren Nichtberücksichtigung die Ausgewogenheit des Vertragsverhältnisses merklich stören würde. Wesentliche Regelungen sind insbesondere solche über Art und Umfang der vertraglich vereinbarten Leistungen und die Laufzeit einschließlich der Regelungen zur Kündigung. Ferner können Anpassungen oder Ergänzungen der AGB vorgenommen werden, soweit dies zur Beseitigung von Schwierigkeiten bei der Durchführung des Vertrages aufgrund von nach Vertragsschluss entstandenen Regelungslücken erforderlich ist. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn sich die Rechtsprechung ändert und Klauseln dieser AGB hiervon betroffen sind.

Verzug

Bei Zahlungsverzug in nicht unerheblicher Höhe ist die Tomes GmbH berechtigt, die Nutzung der Leistung auf Kosten des Kunden zu sperren. Der Kunde bleibt in diesem Fall verpflichtet, die monatlichen Preise zu zahlen. Die Geltendmachung weiterer Ansprüche wegen Zahlungsverzuges bleibt der Telekom vorbehalten.

Rechte bei Mängeln

Die Tomes GmbH gewährleistet die vertragsgemäße Beschaffenheit der Software Idana im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.

Haftung

Bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie bei Fehlen einer garantierten Eigenschaft haftet die Tomes GmbH für alle darauf zurückzuführenden Schäden unbeschränkt. Bei Fahrlässigkeit haftet Tomes im Fall der Verletzung des Lebens, des Körpers und der Gesundheit unbeschränkt. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen, wobei die Haftung aus dem Produkthaftungsgesetz unberührt bleibt.

Anwendbares Recht

Auf das gesamte Vertragsverhältnis zwischen der Tomes GmbH und seinem gewerblichen Vertragspartner findet vorbehaltlich anderweitiger individueller Vereinbarungen deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts Anwendung. Erfüllungsort gegenüber gewerblichen Vertragspartnern ist Freiburg im Breisgau.

Für die vertraglichen Beziehungen der Vertragspartner gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Freiburg im Breisgau.

Die AGB finden sich auch online auf www.idana.one/agb

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