Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Applikation Idana (Desktop-App, Patienten-App)

Stand: 08.11.2018

Vertragspartner

Vertragspartner sind die Tomes GmbH, Engesserstr. 4a, 79108 Freiburg i. Br. als Anbieter und Sie als Unternehmer im Sinne von §14 BGB.

Vertragsgegenstand

Diese Vertragsbedingungen gelten für die Nutzung der Software Idana und der Website idana.app der Tomes GmbH gemäß der aktuellen Produktbeschreibung als Software-as-a-Service („SaaS“). Die Software wird vom Anbieter zum Download und als Website bereitgestellt und nutzt von der Tomes GmbH als SaaS bereitgestellte Server- und Systemkomponenten.

Ihnen wird ermöglicht, die auf den Servern des Anbieters bzw. eines vom Anbieter beauftragten Dienstleisters gespeicherte und ablaufende Software über eine Internetverbindung während der Laufzeit dieses Vertrags für eigene Zwecke zu nutzen und seine Daten mit ihrer Hilfe zu speichern und zu verarbeiten.

Zustandekommen des Vertrages

Der Vertrag kommt mit der Nutzung der Software Idana zustande.

Nutzungsvoraussetzungen

Zur Nutzung von Idana müssen Sie folgende Aktivitäten durchführen:

  1. Die Applikation für Behandelnde und Mitarbeiter (“Desktop-App”), welche über die Homepage idana.one beziehbar ist, auf einem PC mit Windows 7 oder neuer oder auf einem Mac mit Mac OS X 10.9 oder neuer herunterladen und installieren.
  2. Dem Patienten die Applikation für Patienten (“Patienten-App”) über die Website idana.app bereitstellen. Hierzu ist ein aktueller Webbrowser erforderlich. Wenn die Patienten-App über einen App-Store bereitgestellt wird, kann diese auch darüber installiert werden. Die Patienten-App läuft sowohl auf mobilen wie auch stationären Geräten. Dem Patienten kann ein Gerät (z.B. ein Tablet) zum Ausfüllen bereitgestellt werden oder er zur Nutzung seines eigenen Geräts aufgefordert werden. Der Patient kann die Patienten-App sowohl vor Ort als auch von daheim oder unterwegs nutzen.
  3. Einen Benutzeraccount in der Desktop-App registrieren und sich damit in der Desktop-App einloggen. Die Authentifizierung erfolgt hierbei über eine Benutzerkennung (E-Mail) und ein Passwort (“Login-Passwort”) über den Dienstleister Auth0 Inc. Das Passwort kann jederzeit von Ihnen geändert werden, indem die “Passwort vergessen”-Funktion benutzt wird.
  4. Den Registrierungsprozess durchführen, der beim ersten Login in die Desktop-App begonnen wird. In diesem werden die Kundendaten erfasst und ein Schlüsselpaar bestehend aus einem privaten und öffentlichen Schlüssel Desktop-App generiert. Der private Schlüssel wird mit einem von Ihnen festgelegten Passwort (“PIN”) verschlüsselt und zu keinem Zeitpunkt in unverschlüsselter Form übertragen. Der private Schlüssel wird als Wiederherstellungsschlüssel von Ihnen offline gespeichert, um die Daten bei einem Passwortverlust wiederherstellen zu können.

Leistungen der Tomes GmbH

Idana ermöglicht Ihnen die schriftliche Kommunikation mit Patienten und die Dokumentation der Anamnese, d.h. der Symptome, Krankheitsgeschichte und relevanter Hintergrundinformationen.

Die Tomes GmbH stellt Ihnen die Softwarelösung Idana zum Herunterladen über eine Internetverbindung (Desktop-App) bzw. als Website (Patienten-App) zur Verfügung. Über die Desktop-App können Sie die Fragebögen für Patienten konfigurieren und verwalten, die Ergebnisse betrachten und speichern. Die Patienten-App wird Ihnen für Ihre Patienten bereitgestellt, damit diese die digitale Fragebögen ausfüllen können.

Die Tomes GmbH betreibt die für den Betrieb von Idana notwendigen Server- und Systemkomponenten und stellt diese Ihnen als Software-as-a-Service für die Dauer des Vertrags bereit. Die Komponenten werden in einem technisch und organisatorisch abgesicherten, hochperformanten und nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum betrieben.

Die Kommunikation der vom Ihnen installierten Software und der von der Tomes GmbH bereitgestellten Server erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen via HTTPS. Alle Daten werden im Rechenzentrum verschlüsselt gespeichert.

Die Antworten des Patienten werden vor Ihrer Übertragung in der Patienten-App mit Ihrem öffentlichen Schlüssel verschlüsselt und erst bei Ihnen lokal in der Desktop-App wieder entschlüsselt. Über das Internet werden keine unverschlüsselten Patientendaten übertragen. Weder die Tomes GmbH noch Betreiber der Rechenzentren können verschlüsselte Patientendaten lesbar machen.

Die Tomes GmbH führt keine Auftragsdatenverarbeitung für Sie durch, alle Patientendaten werden gemäß dem von Ihnen durchgeführten Aktionen lokal in den bereitgestellten Apps verarbeitet.

Eine Ausnahme zu den beiden vorangehenden Absätzen stellt die Nutzung des von der Tomes GmbH bereitgestellten Idana E-Mail-Service dar. Hierbei werden die in der Datenschutzerklärung näher spezifiziert Patientendaten an die Tomes GmbH übermittelt, um dem Patienten eine Anleitung zum Start des Fragebogens per E-Mail zu senden. Die Tomes GmbH übernimmt keine Haftung für Folgen, die sich daraus ergeben, dass Sie im Rahmen des E-Mail-Service unzulässigerweise personenbezogene Daten an die Tomes GmbH übermitteln.

Zweckbestimmung

Die von Idana bereitgestellten Informationen dürfen nicht als Ersatz für ärztlichen Rat und ärztliche Therapie interpretiert oder genutzt werden. Mit der Anwendung ist nicht beabsichtigt, medizinische Diagnosen und/oder Behandlungen zu ersetzen oder hierfür eine Basis darzustellen. Die Anwendung ist ihrer Zweckbestimmung nach kein Medizinprodukt. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Folgen, die sich daraus ergeben, dass der Nutzer oder Dritte die eingegebenen oder generierten Daten und Informationen verwenden.

Nutzungsrechte

Die Tomes GmbH räumt Ihnen das nicht ausschließliche, nicht übertragbare, zeitlich begrenzte Recht ein, die Software Idana auf einem oder mehreren Endgeräten zu nutzen. Die Software darf weder abgeändert – außer im notwendigen Umfang im Rahmen einer Fehlerberichtigung oder der bestimmungsgemäßen Benutzung –, noch zurückentwickelt, weiterentwickelt oder übersetzt werden. Die teilweise Vervielfältigung des schriftlichen Materials für interne Zwecke ist gestattet, soweit dies zur bestimmungsgemäßen Benutzung der Software erforderlich ist.

Ihre Pflichten

Sie sind dazu verpflichtet, bei der Bestellung der Lizenz wahre Angaben über die Umstände der Nutzung zu machen, insbesondere über die Art der Einrichtung (z.B. Einzel- oder Gemeinschaftspraxis oder Klinikabteilung) und genutzte Software- und Hardwareumgebung.

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Benutzerkennung, Ihr Login-Passwort, Ihre PIN und den Wiederherstellungsschlüssel nicht an Dritte weiterzugeben, um den Zugriff auf sensible Daten durch Unbefugte zu verhindern.

Sie sind dazu verpflichtet, bei der Nutzung des Idana E-Mail-Service die Datenschutzkonformität der Übermittlung der Patienten an die Tomes GmbH zum Versand der E-Mail, z.B. über eine Einwilligung des Patienten sicherzustellen.

Sie sind dazu verpflichtet, Änderungen Ihrer Kontaktdaten unverzüglich über die Seite “Mein Konto” in der Desktop-App mitzuteilen.

Sie sind dazu verpflichtet, die Geltendmachung angeblicher Rechte durch Dritte sowie Mängel oder Schäden an Idana unverzüglich anzuzeigen.

Softwareupdates

Die Tomes GmbH bietet in unregelmäßigen Abständen Aktualisierungen der Software an. Sie werden bei bestehender Internetverbindung automatisch über das Vorliegen einer Aktualisierung der Desktop-App informiert. Die Patienten-App wird als Website bereitgestellt und automatisch aktualisiert. Das Update wird unter Umständen verzögert ausgeliefert, da die Patienten-App lokal zwischengespeichert (gecached) wird.

Der Download der Softwareaktualisierung ist zwingende Voraussetzung für die Sicherstellung, dass Sie die aktuellste Fassung der Software nutzen und von den neuesten Funktionalitäten Gebrauch machen kann. Die Tomes GmbH weist darauf hin, dass die Funktionalität nicht oder nur eingeschränkt nutzbar ist, wenn die Installation der Aktualisierung unterbleibt. Die Tomes GmbH ist in diesem Fall von jeder Haftung freigestellt, sofern sie nachweist, dass der Mangel bei Installation der jeweils aktuellsten Softwareversion nicht aufgetreten wäre.

Betaversionen

Die Tomes GmbH gewährt keinerlei Garantien oder Support für Programmversionen, die als Beta oder Devel gekennzeichnet sind. Dies ist z.B. am Dateinamen der Installation oder der Kennzeichnung im App Store zu erkennen. Diese Programmversionen dienen Test- und Entwicklungszwecken und sind nicht für den Produktivbetrieb ausgelegt. Aus diesem Grund ist auch ein Datenverlust oder eine Inkompatibilität zu anderen Programmversionen möglich. Jeder Beta-Tester sollte darauf achten, empfangene Berichte direkt zu exportieren.

Nutzung durch Dritte / Vertragswidrige Nutzung der Software

Sie dürfen die Software Idana über den Rahmen dieses Vertrages hinaus Anderen weder veräußern noch zeitlich begrenzt überlassen, insbesondere nicht vermieten oder verleihen.

Kostenlose Testphase

Sie sind berechtigt, einmal die kostenlose Testphase zu aktivieren, welche vollen Zugriff auf die Funktionen von Idana gemäß der Leistungsbeschreibung für 30 Tage bietet. Nach der Testphase gilt der Account automatisch als gekündigt, solange keine kostenpflichtige Nutzungslizenz erworben wird.

Ihnen ist es nicht gestattet, mehrere Benutzeraccounts erstellen, um die kostenlose Testphase mehrfach in Anspruch zu nehmen. Die Tomes GmbH behält sich das Recht vor, alle Ihre Accounts bei einem Verstoß gegen diese Richtlinie zu deaktivieren und ggf. Schadensersatz geltend zu machen. Das Registrieren mehrerer Accounts und mehrfacher Aktivierung der Testphase ist nur dann zulässig, wenn diese von unterschiedlichen Personen genutzt werden, z.B. verschiedenen Abteilungen einer Klinik.

Kostenpflichtiges Abonnement

Sie können jederzeit eine kostenpflichtiges Abonnement bestellen, um Idana zeitlich unbeschränkt auch nach Ablauf der Testphase einzusetzen. Dabei gelten die bei der Bestellung aufgeführten Konditionen. Die Bestellung ist innerhalb der Desktop-App möglich und über das Bestellformular auf www.idana.one möglich.

Starterpaket

Sie können ein Starter-Set bestellen, welches geeignete Hardware für die Nutzung von Idana durch Patienten beinhaltet. Die Verfügbarkeit und die Konditionen einschließlich Zahlungsoptionen und Lieferzeiten sind der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Die Bestellung stellt ein Angebot zum Abschluss eines Kaufvertrages dar. Sie erhalten eine Nachricht, die den Eingang der Bestellung bestätigt und deren Einzelheiten aufführt. Der Kaufvertrag kommt mit Versand der Ware zustande, über den Sie eine separate Versandbestätigung erhält. Bei Nicht-Zustandekommen des Kaufvertrags werden bereits gezahlte Beträge zurückerstattet.

Sofern nicht anders vereinbart, erfolgt die Lieferung an die von Ihnen angegebene Lieferadresse. Sämtliche Angaben zu Verfügbarkeit, Versand oder Zustellung eines Produktes sind lediglich voraussichtliche Angaben und ungefähre Richtwerte sind.

Kann die Ware nicht zugestellt werden und sind Sie hierfür verantwortlich, z.B. durch Angabe einer falschen Lieferadresse oder Abwesenheit am angekündigten Lieferzeitpunkt, tragen Sie die Kosten für die erfolglose Anlieferung. Bei einer Lieferung außerhalb der EU tragen Sie Gebühren für eventuell anfallende Importzölle und Steuern.

Monatliches Abonnement (“Idana Flexible”)

Nach Bearbeitung Ihrer Bestellung wird Idana aktiviert. Die Rechnungsstellung erfolgt immer am Anfang eines Abrechnungsmonats für den jeweiligen Monat als Pauschale zzgl. ggf. anfallender Steuern. Ihr Abonnement wird automatisch ohne weitere Mitteilung verlängert, bis sie es kündigen. Da kein Jahresvertrag abgeschlossen wird, kann sich Ihre Gebühr monatlich ändern. Sie erhalten jedoch immer eine Benachrichtigung über Änderungen in der monatlichen Gebühr und können Ihr Abo entsprechend diesen Vertragsbedingungen kündigen.

Jährliches Abonnement (“Idana Plus, Premium und All-Inclusive”)

Nach Bearbeitung Ihrer Bestellung wird Idana aktiviert. Der zum Zeitpunkt der Bestellung angegebene Jahrestarif wird Ihnen als Pauschale zzgl. ggf. anfallender Steuern in Rechnung gestellt. Die Rechnungsstellung erfolgt immer am Anfang eines Abrechnungsjahrs. Ihr Abonnement wird automatisch ohne weitere Mitteilung um die ursprüngliche Laufzeit verlängert, bis sie es kündigen. Der Verlängerungstarif kann sich ändern, Sie werden jedoch vor einer Änderung des Tarifs benachrichtigt und erhalten die Gelegenheit, entsprechend den Bestimmungen in diesen Nutzungsbedingungen zu kündigen.

Monatliches Abonnement mit variablem Preis (“Idana Basic”)

Nach Bearbeitung Ihrer Bestellung wird Idana aktiviert. Die in jedem Monat angefallenen Gebühren werden am Anfang des darauffolgenden Monats in Rechnung gestellt. Der Fixanteil des Tarifs wird für den ersten und letzten Monat anteilig in Rechnung gestellt. Ihr Abonnement wird automatisch ohne weitere Mitteilung verlängert, bis sie es kündigen. Da kein Jahresvertrag abgeschlossen wird, kann sich Ihre Gebühr monatlich ändern. Sie erhalten jedoch immer eine Benachrichtigung über Änderungen in der monatlichen und variablen Gebühr und können Ihr Abo entsprechend diesen Vertragsbedingungen kündigen.

Zahlungsbedingungen

Jede Rechnung wird per E-Mail an die von Ihnen registrierte Rechnungsadresse versandt und ist innerhalb von vierzehn Tagen nach Erhalt per Banküberweisung oder per alternativen, in der Rechnung aufgeführten Zahlungsmethoden zu begleichen. Erteilen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat, werden Beträge am übernächsten Bankarbeitstag nach der Rechnungsstellung eingezogen.

Kündigung

Sie können jederzeit via E-Mail an kontakt@idana.one oder via Fax an 0761 6006784-9 Ihre kostenpflichtige Lizenz kündigen. Der frühstmögliche Kündigungszeitpunkt richtet sich nach der Laufzeit des bestellten Tarifs. Die Erfassung neuer Erhebungen wird zum Kündigungszeitpunkt deaktiviert.

Im Falle einer Kündigung können bereits erhobene Daten für weitere sechs Monate mit der Desktop-App von Idana betrachtet werden. Nach sechs Monaten werden alle Ihre Daten, einschließlich gespeicherter Patientendaten, gelöscht. Sie erhalten die Möglichkeit, die Patientendaten zu exportieren, um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu erfüllen.

Änderungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), Leistungsbeschreibungen und Preise

Diese AGB können geändert werden, soweit hierdurch wesentliche Regelungen des Vertragsverhältnisses nicht berührt werden und dies zur Anpassung an Entwicklungen erforderlich ist, welche bei Vertragsschluss nicht vorhersehbar waren und deren Nichtberücksichtigung die Ausgewogenheit des Vertragsverhältnisses merklich stören würde. Wesentliche Regelungen sind insbesondere solche über Art und Umfang der vertraglich vereinbarten Leistungen und die Laufzeit einschließlich der Regelungen zur Kündigung. Ferner können Anpassungen oder Ergänzungen der AGB vorgenommen werden, soweit dies zur Beseitigung von Schwierigkeiten bei der Durchführung des Vertrages aufgrund von nach Vertragsschluss entstandenen Regelungslücken erforderlich ist. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn sich die Rechtsprechung ändert und Klauseln dieser AGB hiervon betroffen sind.

Verzug

Bei Zahlungsverzug in nicht unerheblicher Höhe ist die Tomes GmbH berechtigt, die Nutzung der Leistung auf Ihre Kosten zu sperren. Die Geltendmachung weiterer Ansprüche wegen Zahlungsverzuges bleibt der Tomes GmbH vorbehalten.

Rechte bei Mängeln

Die Tomes GmbH gewährleistet die vertragsgemäße Beschaffenheit der Software Idana im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.

Haftung

Bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie bei Fehlen einer garantierten Eigenschaft haftet die Tomes GmbH für alle darauf zurückzuführenden Schäden unbeschränkt. Bei Fahrlässigkeit haftet Tomes im Fall der Verletzung des Lebens, des Körpers und der Gesundheit unbeschränkt. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen, wobei die Haftung aus dem Produkthaftungsgesetz unberührt bleibt.

Anwendbares Recht

Auf das gesamte Vertragsverhältnis zwischen der Tomes GmbH und seinem gewerblichen Vertragspartner findet vorbehaltlich anderweitiger individueller Vereinbarungen deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts Anwendung. Erfüllungsort gegenüber gewerblichen Vertragspartnern ist Freiburg im Breisgau.

Für die vertraglichen Beziehungen der Vertragspartner gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Freiburg im Breisgau.

Die AGB finden sich auch online auf idana.one/agb