Datenschutzerklärung zur App Idana (Desktop-App und Patienten-App)

Stand: 08.11.2018

Zusammenfassung

Idana wird von der Tomes GmbH als Software-as-a-Service angeboten und dient der Erfassung und Dokumentation von medizinischen Fragebögen, insbesondere für die Erhebung der Anamnese.

Die Tomes GmbH bietet dem Kunden (Praxis oder Klinik) mit der Idana Cloud eine sichere Infrastruktur zur Speicherung der Patientendaten. Hiermit soll Kunden ein möglichst geringes Ausfall-/Verlustrisiko und gleichzeitig eine standortunabhängige Verfügbarkeit geboten werden. Für Kunden in der europäischen Union wird die Idana Cloud auf Rechenzentren innerhalb der EU betrieben.

Idana wahrt die ärztliche Schweigepflicht und stellt sicher, dass ausschließlich der Kunde die von seinen Patienten übermittelten Daten lesen kann. Dies wird darüber realisiert, dass die Antworten des Patienten über hybride Verschlüsselungsverfahren noch vor der Übertragung in die Idana Cloud verschlüsselt werden. Ausschließlich der Kunde verfügt über den für die Entschlüsselung benötigten Schlüssel – in Form einer frei vergebenen PIN, die zu keinem Zeitpunkt übertragen wird. Es werden somit ausschließlich verschlüsselte Patientendaten in die Idana Cloud übertragen und von ihr abgerufen.

Zu keinem Zeitpunkt liegen auf Servern der Tomes GmbH unverschlüsselte Patientendaten – mit Ausnahme auf Anweisung des Kunden hin bei der Nutzung des Idana E-Mail-Service. Weder die Tomes GmbH noch deren Auftragsverarbeiter (d.h. Betreiber der Rechenzentren) können verschlüsselte Patientendaten lesbar machen. Der Tomes GmbH kennt weder Inhalt verschlüsselter Datenpakete noch der Namen irgendeines Patienten, dem sie zugeordnet sind. Damit ist gewährleistet, dass die Tomes GmbH keinen Zugriff auf personenbezogene Patientendaten besitzt. Die verschlüsselten Patientendaten werden aus Sicht der Tomes GmbH als anonymisierte Daten betrachtet, da keinen (legalen) Weg gibt, einen Personenbezug herzustellen. Die Tomes GmbH tritt somit auch nicht als Auftragsdatenverarbeiter auf.

Die verschlüsselten Patientendaten in der Idana Cloud werden über verschiedene Sicherheitssysteme geschützt. So können sie erst nach erfolgreicher Authentifizierung im System mit Benutzer-E-Mail und Benutzerpasswort abgerufen werden. Die Daten werden zusätzlich serverseitig verschlüsselt und es werden automatisch Sicherheitskopien erstellt.

Der Kunde kann optional Idana Local als Erweiterung installieren. Hierbei werden neue Datensätze (d.h. beantwortete Fragebögen) direkt in eine auf eigenen Servern des Kunden betriebene Datenbank verschoben und aus der Idana Cloud gelöscht. Solange Idana Local mit der Idana Cloud verbunden ist, können neue Datensätze unverzüglich bereitgestellt werden und werden üblicherweise nicht länger als eine Sekunde in der Idana Cloud gespeichert.

Der Idana E-Mail-Service bietet die Möglichkeit, dem Patienten automatisiert eine E-Mail mit einer Anleitung zum Start des Fragebogens zu schicken. Hierbei werden Name, Geburtsdatum, Geschlecht, E-Mail, Patienten-ID sowie die ausgewählten Fragebögen und die ausgewählte Sprache plus optional eine Nachricht an den Patienten an die Idana-Server übermittelt, um dem Patienten die E-Mail zu schicken. Nach dem E-Mail-Versand werden alle Daten direkt gelöscht – für Details siehe Abschnitt 3.3.

Die Tomes GmbH gespeichert und verarbeitet personenbezogene Daten über den Kunden. Dies beinhaltet die Registrierungsdaten (siehe Abschnitt 3.1) und Zahlungsdaten (siehe Abschnitt 3.2). Nutzungsdaten (siehe Abschnitt 3.4) werden aus Sicherheitsgründen bei der Registrierung und dem Login gespeichert (IP-Adresse, Zeitpunkt) sowie bei dem Start einer neuen Befragung (Zeitpunkt, ausgewählte Fragebögen). In der Patienten-App werden keine Nutzungsdaten gespeichert.

Jegliche Internetkommunikation zwischen Nutzern, Idana-Servern und E-Mail-Diensten findet ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Kanäle statt und bietet somit Abhörschutz.

Vollständige Datenschutzerklärung

1. Information über die Erhebung personenbezogener Daten und Anbieterkennzeichnung

Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung dieser Applikation. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

Diensteanbieter gem. § 13 Telemediengesetz (TMG) und verantwortliche Stelle gem. § 3 Abs. 7 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die Tomes GmbH, Engesserstr. 4a, 79108 Freiburg im Breisgau, Deutschland, Tel. 0761 6006784-0, E-Mail: kontakt@idana.one. Impressum: idana.one/impressum.

2. Datensicherheit

Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit, insbesondere zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor Gefahren bei Datenübertragungen sowie vor Kenntniserlangung durch Dritte. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik entsprechend jeweils angepasst. Die Server- und Systemkomponenten und alle gespeicherten Daten werden ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren gespeichert.

Um Ihre Daten zu schützen, setzen wir auf die weltweit führenden Unternehmen im Bereich Hosting und Authentifizierung. Zur Auftragsdatenverarbeitung haben wir Verträge abgeschlossen, die den Richtlinien der DSGVO entsprechen. So werden die Benutzeraccounts beispielsweise über das auf Internetsicherheit spezialisierte Unternehmen Auth0 verwaltet.

3. Erhebung personenbezogener Daten

3.1 Registrierung eines Benutzeraccounts

Die Registrierung eines Benutzeraccounts in der Desktop-App von Idana ist erforderlich, um Idana als Software-as-a-Service gemäß der aktuellen Leistungsbeschreibung bereitzustellen sowie Unterstützung bei Fehlfunktionen (Service und Support) zu bieten. Bei der Registrierung werden folgende Daten über den Nutzer erhoben und von der Tomes GmbH verarbeitet:

  • E-Mail-Adresse, Geschlecht, Titel, Vor- und Nachname, Bezeichnung der Praxis/Klinik, Adresse, Telefonnummer.
  • Datum und Uhrzeit der Registrierung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Einwilligung des Nutzers gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist, gemäß  Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die Registrierungsdaten dann der Fall, wenn der Nutzer seinen Benutzeraccount gekündigt und sechs Monate lang nicht mehr reaktiviert hat. Auch danach kann eine Erforderlichkeit bestehen, gewisse personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, z.B. in der Buchhaltung.

Als Nutzer haben sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen. Beides können Sie per E-Mail an kontakt@idana.one veranlassen. Eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.

3.2 Zahlungsdaten für den Erwerb einer kostenpflichtigen Lizenz

Für die Nutzung von Idana nach der Testphase ist der Erwerb einer kostenpflichtigen Lizenz notwendig, um Idana als Software-as-a-Service gemäß der aktuellen Leistungsbeschreibung bereitzustellen. Hierbei werden werden zusätzlich folgende Daten erhoben:

  • Zahlungsinformationen (Zahlungsadresse, Bankverbindung, Kreditkartennummer und sonstige für die Abrechnung relevante Informationen)
  • Datum und Uhrzeit des Erwerbs der kostenpflichtigen Lizenz

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten  ist die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist, gemäß  Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die Zahlungsdaten dann der Fall, wenn die kostenpflichtige Version gekündigt wird. Auch danach kann jedoch eine Erforderlichkeit, gewisse personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, z.B. in der Buchhaltung.

Als Nutzer haben sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre kostenpflichtige Lizenz zu kündigen. Dies ist in der Desktop-App von Idana unter „Mein Konto“ möglich. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen. Letzteres können Sie per E-Mail an kontakt@idana.one veranlassen. Eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.

3.3 Idana E-Mail-Service

Idana bietet die Option, dem Patienten eine E-Mail mit einer Anleitung zum Ausfüllen des für ihn konfigurierten Fragebogens zu schicken.
Hierbei werden werden zusätzlich folgende Daten erhoben:

  • Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Patienten-ID und E-Mail-Adresse des Patienten
  • Ausgewählte Fragebögen und Fragebogensprache
  • Optional eine persönliche Nachricht an den Patienten, die der E-Mail-Vorlage beigefügt wird.

Diese Daten werden an die Server der Tomes GmbH übermittelt und in eine E-Mail-Vorlage eingefügt. Diese wird über den E-Mail-Provider Mailjet (Mailjet GmbH) als Auftragsverarbeiter an den Patienten geschickt. Die Daten werden anschließend unverzüglich von den Servern der Tomes GmbH gelöscht und liegen somit dort insgesamt nur wenige Sekunden vor.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist, gemäß  Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dem Nutzer obliegt dabei die Pflicht, die datenschutzkonforme Weitergabe der Daten an die Tomes GmbH sicherzustellen, i.d.R. über eine Einwilligung des Patienten zum Versand der E-Mail. Die Tomes GmbH tritt nicht als Auftragsverarbeiter auf.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist unmittelbar nach dem Versand der E-Mail der Fall. Zur Verarbeitung der Daten durch Mailjet siehe deren Datenschutzerklärung.

3.4 Nutzungsdaten

Bei der Nutzung der Desktop-App von Idana werden die folgenden Nutzungsdaten zu Sicherheits-, Abrechnungs- und Evaluationszwecken erhoben:

  • Bei der Registrierung und beim Login: Zeitpunkt, IP-Adresse, Programmversion
  • Bei der Erstellung einer neuen Erhebung: Zeitpunkt, ausgewählte Fragebögen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist, gemäß  Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist dann der Fall, wenn der Account gekündigt wird. Auch danach kann jedoch eine Erforderlichkeit, gewisse personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Die Mobile-App von Idana („Patienten-App“) übermittelt keine personenbezogenen Daten, auch keine Nutzungsdaten.

4. Patientendaten

In Idana eingegebene Patientendaten werden so verschlüsselt, dass Sie nur mit Hilfe eines separaten Passworts – PIN genannt – entschlüsselt werden können. Dieses Passwort ist im Kreis der Personen zu verbleiben, die authorisiert sind, mit Patientendaten zu arbeiten.

Weder die Tomes GmbH noch Betreiber der von ihr beauftragten Rechenzentren verfügen über einen Zugriff auf den Schlüssel oder unverschlüsselte Patientendaten (Ausnahme siehe Abschnitt 3.3 E-Mail-Service). Die verschlüsselten Patientendaten können daher als anonymisierte Daten betrachtet werden.

Die verschlüsselten Daten werden an die Tomes GmbH übermittelt, um sie zu speichern und dem Kunden jederzeit und standortunabhängig zum Abruf zur Verfügung zu stellen. Der Kunde kann die Daten jederzeit in der Desktop-App löschen.

Weder die Tomes GmbH noch Betreiber des Rechenzentrums können auf unverschlüsselte Patientendaten zugreifen. Es findet daher keine Übertragung von personenbezogenen Patientendaten statt. Die Tomes GmbH führt daher insbesondere keine Auftragsdatenverarbeitung von Patientendaten durch.

Eine Übersicht über die technisch-organisatorischen Maßnahmen der Tomes GmbH zum Schutz der Daten kann von Kunden jederzeit über datenschutz@idana.one angefordert werden.

5. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

5.1 Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.

Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

  1. die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
  2. die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
  3. die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
  4. die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
  5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
  6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
  7. alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
  8. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

5.2 Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

5.3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

  1. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  2. wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
  3. wenn der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
  4.  wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

5.4 Recht auf Löschung

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  1. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
  2. Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  3. Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
  4. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  5. Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

5.5 Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

5.6 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

  1. die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
  2. die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

5.7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

5.8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.